Recrutement d’un(e) consultant(e) administratif(ve)

1- PRÉSENTATION DE L’ONG ILONTSERA

L’Organisation Non-Gouvernementale (ONG) Ilontsera, aussi connue comme l’Observatoire des médias et de la communication à Madagascar, a été créée en 2015. Elle est née en réaction à l’influence des groupes médiatiques par les courants politiques, aux discours extrémistes fréquents dans les médias, aux inégalités dans l’accès à l’information et au manque de surveillance des médias pour garantir leur indépendance, leur liberté et pour les responsabiliser. Son objectif est de contribuer à une société mieux informée et plus démocratique grâce à un environnement de communication efficace et durable. Ses missions incluent, ainsi, la promotion d’un journalisme de qualité, l’éducation des citoyens aux médias pour une meilleure participation à la vie publique, et le soutien aux initiatives visant à un paysage médiatique durable.

2- CONTEXTE ET JUSTIFICATION DE LA CONSULTATION 

Dans la réalisation de ses missions, la direction exécutive de l’ONG Ilontsera sollicite un appui dans sa gestion administrative, son organisation générale, et sa communication pour assurer le bon fonctionnement de l’entité. 

3- DESCRIPTION DU POSTE

Le secrétaire administratif est chargé de fournir un soutien administratif efficace et efficient pour garantir que les opérations de l’ONG se déroulent de manière fluide et logique. Le poste exige une grande attention aux détails, une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et une forte éthique professionnelle.

4- RESPONSABILITÉS PRINCIPALES 

• Gestion de l’agenda 

• Planification des réunions, des activités et des rendez-vous pour l’équipe exécutive de l’organisation
• Coordination des horaires et des disponibilités, en tenant compte des disponibilités de l’équipe
• Organisation des déplacements, y compris les réservations de vols, d’hébergement et d’autres organisations logistiques liées aux activités de l’organisation

• Communication 

• Réception des appels téléphoniques, relais, et prise de messages si nécessaire
• Gestion des mails entrants et sortants, y compris la réponse aux demandes de renseignements et la redirection des communications à l’équipe exécutive, aux membres ou aux partenaires
• Préparation et rédaction de correspondances, rapports internes, notes internes et autres documents administratifs

• Gestion des documents et des dossiers 

• Organisation et maintenance des dossiers papier et électroniques de l’organisation.
• Classement et archivage des documents selon les procédures établies
• Gestion des bases de données de l’organisation, mise à jour régulière des informations 

• Soutien aux réunions et aux événements 

• Préparation des documents, des ordres du jour et des présentations pour les réunions internes et externes
• Coordination logistique pour les événements, y compris la réservation de salles et la coordination des diverses prestations nécessaires
• Prise de notes lors des réunions et rédaction de comptes rendus 

• Collaboration avec les départements internes 

• Collaboration étroite avec les différents départements de l’ONG pour faciliter la communication et la coordination des activités administratives
• Fourniture de soutien administratif aux équipes opérationnelles et aux programmes, selon les besoins

• Appui logistique 
• Gestion des fournitures de bureau, y compris la passation de commandes, le suivi des stocks, les divers achats selon les besoins.
• Et toute autre tâche administrative assignée par la direction

5- COMPÉTENCES REQUISES

• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer efficacement les priorités
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique (Microsoft Office, suite Google, etc.)
• Excellentes compétences en communication écrite et orale, en malgache, en français et éventuellement en anglais
• Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement au sein d’une équipe
• Discrétion et professionnalisme dans le traitement des informations confidentielles
• Capacité à s’adapter à un environnement en évolution rapide et à gérer le stress et la pression

6- FORMATIONS ET EXPÉRIENCES

• Diplôme d’études secondaires ou supérieures en gestion, communication ou autres domaine équivalent
• Une formation supplémentaire en administration, secrétariat ou domaine connexe est un plus
• Expérience professionnelle préalable dans un rôle administratif similaire est préférable

7- CONDITIONS DE TRAVAIL 

Le/la consultant(e) : 

• aura des horaires flexibles adaptés à l’organisation générale de l’organisme et suivant ses besoins, incluant ainsi des heures de travail en soirée ou en weekend
• aura une orientation sur les objectifs, les valeurs ainsi que les missions et les procédures de l’ONG pour assurer une meilleure imprégnation
• travaillera étroitement avec l’équipe exécutive mais sera sous la supervision de son directeur 
• aura accès aux ressources nécessaires pour accomplir ses tâches 
• aura une période probatoire d’un mois renouvelable est obligatoire avant la mise en de déterminer le durée du contrat de consultance
• sera basé au siège de l’ONG Ilontsera situé à Antananarivo avec des déplacements dans la capitale et dans les régions 
• sera rémunéré sur une base mensuelle pour un engagement d’un mois 

Une fois recruté(e) le/la consultant(e) sera soumis(e) à une évaluation mensuelle de performance pour des retours constructifs et reconnaître le travail accompli

8- PROCESSUS DE SÉLECTION

Les candidatures seront examinées par le comité de sélection. Les candidats présélectionnés seront invités à un entretien oral et une évaluation écrite. 

9- DOSSIERS A FOURNIR

Curriculum Vitae à jour avec référence 

Lettre de motivation incluant la prétention salariale

Les candidats intéressés sont invités à envoyer leurs documents susmentionnés avant le 30 juin 2024 à l’adresse électronique suivante communication-manager@ilontsera.mg et à l’attention du directeur exécutif de l’ONG Ilontsera.